Zaufanie do księgowej lub biura rachunkowego jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy. W końcu to od rzetelnie prowadzonej księgowości zależy bezpieczeństwo finansowe firmy oraz poprawność rozliczeń podatkowych. Warto jednak co jakiś czas zweryfikować, czy współpraca z księgową przebiega bez zarzutu. Poniżej przedstawiamy 6 praktycznych sposobów, jak sprawdzić, czy księgowość Twojej firmy, np. w Warszawie, jest prowadzona prawidłowo.
1. Regularność raportów i komunikacji
Jednym z podstawowych wskaźników rzetelności pracy księgowej jest regularność przesyłanych raportów oraz komunikacji. Księgowa powinna informować Cię o kluczowych terminach podatkowych, takich jak rozliczenia VAT, PIT czy CIT, a także dostarczać pełne raporty finansowe.
Zapytaj księgową:
- Czy wszystkie deklaracje podatkowe są składane na czas?
- Czy otrzymujesz regularne raporty finansowe z analizą przychodów i kosztów?
- Jak wygląda komunikacja w sprawach bieżących?
Brak regularnej komunikacji lub spóźnienia mogą sugerować, że księgowość nie jest prowadzona tak skrupulatnie, jak powinna.
2. Poprawność dokumentacji
Dokładność dokumentacji to kolejny kluczowy element pracy księgowej. Wszystkie faktury, dowody księgowe i deklaracje muszą być poprawnie wypełnione i zgodne z obowiązującymi przepisami. Możesz sporadycznie przeglądać dokumenty, aby upewnić się, że nie ma w nich błędów.
Praktyczne kroki:
- Poproś o wgląd do losowych faktur i sprawdź, czy zawierają wszystkie wymagane informacje.
- Zweryfikuj, czy kwoty podatków na fakturach są obliczone prawidłowo.
- Zobacz, jak księgowa dokumentuje koszty i przychody – czy są one zapisane zgodnie z przepisami.
3. Bezproblemowe rozliczenia z urzędami
Rzetelnie prowadzona księgowość powinna zapewnić bezproblemowe rozliczenia z urzędami skarbowymi i ZUS. Jeśli do tej pory nie miałeś żadnych problemów z kontrolami skarbowymi, a rozliczenia przebiegają bez zakłóceń, to jest to dobry znak.
Sprawdź:
- Czy Twoja firma otrzymuje wezwania do korekt lub wyjaśnień od urzędów?
- Czy są jakieś opóźnienia w składaniu deklaracji podatkowych?
- Jakie są wyniki ewentualnych kontroli skarbowych?
Jeżeli pojawiają się regularne problemy z urzędami, to może być sygnał, że księgowość nie jest prowadzona prawidłowo.
4. Śledzenie zmian w przepisach
Prawo podatkowe w Polsce zmienia się często, dlatego dobra księgowa powinna być na bieżąco z nowelizacjami przepisów. W przypadku zmiany przepisów powinna natychmiast Cię poinformować i doradzić, jak dostosować firmę do nowych regulacji.
Zadaj pytania:
- Czy księgowa informuje Cię o zmianach w przepisach podatkowych, które mają wpływ na Twoją firmę?
- Czy masz pewność, że Twoje rozliczenia są prowadzone zgodnie z najnowszymi regulacjami?
Brak aktualnej wiedzy ze strony księgowej może prowadzić do błędów w rozliczeniach, a w konsekwencji do kar finansowych.
5. Dostęp do dokumentów i przejrzystość pracy
Współczesne biura rachunkowe, szczególnie w dużych miastach, takich jak Warszawa, oferują dostęp online do dokumentacji księgowej. Dobra księgowa powinna zapewnić Ci pełną przejrzystość pracy i dostęp do dokumentów w każdej chwili. Brak takiej możliwości może wskazywać na brak transparentności.
Zwróć uwagę na:
- Czy masz dostęp do faktur, deklaracji i raportów online?
- Jakie systemy i narzędzia są używane do prowadzenia księgowości?
- Czy wszystkie dokumenty są zarchiwizowane i łatwo dostępne?
Nowoczesne systemy księgowe umożliwiają łatwy dostęp do bieżących danych finansowych firmy, co powinno być standardem.
6. Opinie innych klientów
Jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego w Warszawie, warto sprawdzić opinie innych klientów na temat tego, jak prowadzone są usługi księgowe. Możesz poprosić księgową o referencje lub poszukać recenzji w internecie.
Sprawdź:
- Jakie doświadczenia mają inni klienci biura rachunkowego?
- Czy pojawiają się skargi na problemy z terminowością lub błędami w dokumentacji?
- Czy biuro ma certyfikaty lub rekomendacje od instytucji związanych z rachunkowością?
Pozytywne opinie to potwierdzenie, że współpracujesz z rzetelną firmą księgową.
Podsumowanie
Prowadzenie księgowości wymaga dokładności, terminowości i znajomości przepisów podatkowych. Aby upewnić się, że Twoja księgowa wykonuje swoją pracę rzetelnie, warto co jakiś czas sprawdzić regularność komunikacji, poprawność dokumentacji oraz to, jak wygląda współpraca z urzędami. Nowoczesne biura rachunkowe w miastach takich jak Warszawa oferują przejrzystość pracy i dostęp online do dokumentów, co ułatwia monitorowanie księgowości. Regularna kontrola pracy księgowej to klucz do spokojnego prowadzenia biznesu.
