Samofakturowanie to proces, w którym fakturę za sprzedawcę wystawia nabywca towaru lub usługi, odwracając tradycyjne role w dokumentowaniu sprzedaży. Zanim zdecydujemy się na samofakturowanie, warto znać zasady jego funkcjonowania oraz odpowiedzialność za wystawienie duplikatów i korekt faktur.
Podstawowe zasady samofakturowania
Aby możliwe było samofakturowanie, między sprzedawcą a nabywcą musi istnieć porozumienie, najlepiej w formie pisemnej. Zgoda sprzedawcy na samofakturowanie musi być udokumentowana, a proces zatwierdzania faktur przez sprzedawcę – określony w umowie, zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Akceptacja faktury przez sprzedawcę może być także wyrażona w formie tzw. milczącej zgody.
Ważnym wymogiem jest oznaczenie faktury słowem „samofakturowanie”, co odróżnia ją od faktur wystawianych przez sprzedawcę. Dokumenty te muszą być odpowiednio zaewidencjonowane przez nabywcę w jego ewidencji VAT.
Kto wystawia korektę faktury przy samofakturowaniu?
W przypadku potrzeby skorygowania faktury w systemie samofakturowania, nabywca wystawia korektę faktury zgodnie z zasadami, jak przy innych fakturach, uwzględniając jedynie specyfikę tego procesu – dodanie słowa „samofakturowanie” oraz potwierdzenie korekty przez sprzedawcę, zgodnie z procedurą zawartą w umowie.
Kto wystawia duplikat faktury w przypadku samofakturowania?
Jeśli faktura wystawiona przez nabywcę zostanie zagubiona lub zniszczona, nabywca odpowiada za wydanie duplikatu, a proces przebiega zgodnie z art. 106l ustawy o VAT:
- Jeśli o duplikat występuje sprzedawca, nabywca tworzy go na podstawie swojej wersji faktury.
- Jeśli zagubiona jest faktura nabywcy, to kopia powinna być sporządzona zgodnie z danymi z faktury będącej w posiadaniu sprzedawcy.
Samofakturowanie wymaga dbałości o zgodność dokumentacji oraz wzajemnej współpracy stron w zakresie zatwierdzania i wydawania faktur. Taka organizacja może przyspieszyć przepływ dokumentów, pod warunkiem ścisłego przestrzegania przyjętych zasad.
