Tytuł: Firma w Polsce a usługi w Niemczech – jak działać zgodnie z prawem i maksymalizować zyski
Data publikacji: 12 października 2025
Data ostatniej aktualizacji: 12 października 2025
Autor: Adam Kosiński
Coraz więcej polskich przedsiębiorstw świadczy swoje usługi na terenie Niemiec. Powody są oczywiste – stabilny rynek, wysokie stawki, bliskość geograficzna i znakomita reputacja polskich specjalistów. Jednak działalność transgraniczna wymaga znajomości zasad podatkowych, przepisów o delegowaniu pracowników i rejestracji firmy w Niemczech.
W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak legalnie prowadzić firmę w Polsce, świadcząc usługi w Niemczech, jakie podatki trzeba zapłacić, jak uniknąć kar oraz jakie korzyści może przynieść współpraca z niemieckimi kontrahentami.
W artykule przeczytasz m.in. o:
- najważniejszych zasadach prawnych przy świadczeniu usług w Niemczech,
- obowiązkach podatkowych i składkowych,
- różnicach między samozatrudnieniem a delegowaniem pracowników,
- korzyściach i ryzykach współpracy z niemieckimi partnerami biznesowymi,
- praktycznych krokach – od rejestracji po rozliczenie VAT.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak działać bezpiecznie i efektywnie…
Spis treści
- Podstawowe zasady świadczenia usług przez polską firmę w Niemczech
- Rejestracja działalności i formalności administracyjne
- Podatki i rozliczenia – gdzie płacić i jak uniknąć podwójnego opodatkowania
- Delegowanie pracowników i zasady zatrudnienia w Niemczech
- Ubezpieczenia i składki ZUS a system niemiecki
- Korzyści współpracy z niemieckimi kontrahentami
- Najczęstsze błędy polskich przedsiębiorców i jak ich uniknąć
- Podsumowanie – jak działać legalnie i z zyskiem
Podstawowe zasady świadczenia usług przez polską firmę w Niemczech
Świadczenie usług w Niemczech przez polskie przedsiębiorstwo jest w pełni legalne, o ile firma działa zgodnie z przepisami unijnymi i niemieckimi. Na mocy swobody świadczenia usług (Dyrektywa 2006/123/WE), przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce może wykonywać zlecenia w Niemczech bez konieczności zakładania tam nowej działalności – pod warunkiem, że działalność w Polsce jest faktycznie prowadzona, a kontrakt w Niemczech ma charakter tymczasowy.
Dla polskiej firmy oznacza to:
- możliwość świadczenia usług na terenie Niemiec bez rejestracji niemieckiego oddziału (w przypadku krótkoterminowych kontraktów),
- obowiązek przestrzegania lokalnych przepisów o zatrudnieniu, minimalnych stawkach i bezpieczeństwie pracy,
- konieczność zgłoszenia pracowników do systemu meldunkowego i celnego (Zollamt) w określonych branżach.
Rejestracja działalności i formalności administracyjne
Przed rozpoczęciem współpracy z niemieckim kontrahentem warto ustalić, czy działalność będzie miała charakter stały czy tymczasowy. W przypadku stałej obecności w Niemczech (np. biuro, warsztat, magazyn) może być konieczne zarejestrowanie tzw. Betriebsstätte – stałego zakładu.
Warto pamiętać o kilku krokach formalnych:
- Zgłoszenie działalności w Niemczech – obowiązkowe, jeśli usługi trwają dłużej niż 183 dni lub firma ma fizyczną obecność na terenie Niemiec.
- Numer podatkowy (Steuernummer) – potrzebny do wystawiania faktur i rozliczeń z niemieckim urzędem skarbowym.
- Zgłoszenie pracowników do systemu elektronicznego MiLoG – obowiązkowe dla branż budowlanych, logistycznych i opiekuńczych.
- Tłumaczenie dokumentów – umowy, polisy i zaświadczenia muszą być często przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.
Podatki i rozliczenia – gdzie płacić i jak uniknąć podwójnego opodatkowania
Jednym z kluczowych zagadnień jest podatek dochodowy i VAT. Polska i Niemcy mają podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, dzięki której dochód firmy nie jest opodatkowany dwa razy.
Zasady ogólne:
- jeśli firma nie posiada stałego zakładu w Niemczech – płaci podatki w Polsce,
- jeśli posiada stały zakład – dochody z tego zakładu podlegają opodatkowaniu w Niemczech,
- VAT zależy od rodzaju usługi – w większości przypadków stosuje się zasadę reverse charge, czyli obowiązek podatkowy spoczywa na niemieckim odbiorcy usługi.
Warto też zwrócić uwagę na różnice w stawkach podatkowych. Niemiecki VAT (Mehrwertsteuer) wynosi zazwyczaj 19%, a obniżona stawka 7%. Polscy przedsiębiorcy świadczący usługi dla niemieckich firm B2B często wystawiają faktury bez VAT z adnotacją „odwrotne obciążenie”.
Delegowanie pracowników i zasady zatrudnienia w Niemczech
Delegowanie pracowników to najczęstsza forma świadczenia usług w Niemczech. Pracodawca z Polski wysyła swoich pracowników do pracy na określony czas w ramach umowy o świadczenie usług.
Aby działać legalnie, trzeba:
- posiadać aktualne formularze A1 potwierdzające podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych,
- przestrzegać niemieckich przepisów o minimalnym wynagrodzeniu (Mindestlohngesetz),
- zapewnić pracownikom odpowiednie warunki zakwaterowania, ubezpieczenia i transportu,
- zgłosić delegowanie do niemieckiego urzędu celnego (Zollamt) – najlepiej elektronicznie przez portal Meldeportal-Mindestlohn.
Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować wysokimi karami – nawet do 30 000 euro za niezgłoszenie pracowników.
Ubezpieczenia i składki ZUS a system niemiecki
W przypadku delegowania pracowników, składki społeczne są opłacane w Polsce – o ile delegowanie jest czasowe i pracownik posiada formularz A1.
Natomiast w sytuacji, gdy osoba pracuje stale w Niemczech, po przekroczeniu określonego okresu (zazwyczaj 24 miesięcy), powinna zostać zgłoszona do niemieckiego systemu ubezpieczeń – Deutsche Rentenversicherung.
Dodatkowo należy pamiętać o obowiązkowych:
- ubezpieczeniach zdrowotnych (Krankenkasse),
- ubezpieczeniu od wypadków (Berufsgenossenschaft),
- ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej firmy (Betriebshaftpflicht).
Korzyści współpracy z niemieckimi kontrahentami
Polskie firmy, które działają w Niemczech, mogą liczyć na szereg korzyści:
- wyższe stawki za usługi – w wielu branżach nawet 2–3 razy wyższe niż w Polsce,
- stabilne płatności i długofalowe kontrakty,
- dobre opinie o polskich fachowcach, co ułatwia zdobywanie nowych klientów,
- możliwość pozyskania finansowania z UE na rozwój działalności transgranicznej,
- rozwój know-how i doświadczenia międzynarodowego, co zwiększa konkurencyjność firmy.
Warto jednak pamiętać, że sukces zależy od znajomości niemieckiego prawa, dobrej komunikacji z kontrahentem i dokładnego przygotowania dokumentów.
Najczęstsze błędy polskich przedsiębiorców i jak ich uniknąć
- Brak zgłoszenia pracowników do niemieckiego urzędu celnego.
- Nieprawidłowe rozliczenia VAT i PIT.
- Zawieranie ustnych umów z kontrahentami – bez zabezpieczeń.
- Brak ubezpieczenia OC działalności w Niemczech.
- Nieprzestrzeganie niemieckich norm BHP.
Aby uniknąć problemów, warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub kancelarii specjalizującej się w prawie niemieckim, a także zarejestrować działalność w systemach MiLoG i ELSTER (dla celów podatkowych).
Podsumowanie – jak działać legalnie i z zyskiem
Działalność polskiej firmy w Niemczech to ogromna szansa na rozwój i zwiększenie dochodów, pod warunkiem że przedsiębiorca przestrzega przepisów i prawidłowo rozlicza podatki. Kluczowe znaczenie ma przygotowanie formalne, zgłoszenia urzędowe i rzetelne prowadzenie dokumentacji.
Polska firma, która świadczy usługi w Niemczech zgodnie z przepisami, może z powodzeniem konkurować na tamtejszym rynku, budować silną markę i korzystać z prestiżu współpracy z zachodnimi partnerami.
Warto zainwestować w wiedzę i profesjonalne doradztwo – to najlepsza droga do legalnego, stabilnego i dochodowego działania za granicą.
