Tytuł: Jak ustalić datę księgowania delegacji? Poznaj zasady i uniknij błędów
Data publikacji: 2025-05-15
Data ostatniej aktualizacji: 2025-05-15
Autor: Katarzyna Radecka
Rozliczenie delegacji służbowej w firmie to obowiązek, który wiąże się nie tylko z kosztami, ale i z obowiązkiem ewidencyjnym. Jednym z kluczowych elementów poprawnego ujęcia kosztów podróży służbowej jest prawidłowe ustalenie daty księgowania delegacji. Z pozoru błaha czynność może wpłynąć na wysokość zobowiązań podatkowych oraz na rzetelność prowadzonej księgowości.
W artykule omawiamy:
- kiedy dokładnie należy zaksięgować koszty delegacji,
- jakie dokumenty mają znaczenie przy ustalaniu daty księgowania,
- jakie zmiany wprowadziły ostatnie interpretacje podatkowe i stanowiska urzędów.
Czytaj dalej i dowiedz się:
- jak uniknąć błędów w dacie księgowania,
- jakie zasady obowiązują w 2025 roku,
- na co zwracają uwagę kontrolerzy skarbowi.
Spis treści:
- Czym jest data księgowania delegacji?
- Podstawa prawna ustalania daty księgowania
- Najczęstsze przypadki ustalania daty księgowania
- Faktura a raport kasowy – co ma pierwszeństwo?
- Ujęcie kosztu w KPiR – kiedy dokładnie?
- Kiedy można mówić o kosztach uzyskania przychodu?
- Delegacja a rozliczenia roczne i kwartalne
- Zmiany i interpretacje 2024/2025 – co się zmieniło?
- Najczęstsze błędy przy księgowaniu delegacji
- Rekomendacje księgowych – jak nie popełniać błędów
Czym jest data księgowania delegacji?
Data księgowania delegacji to moment, w którym wydatek związany z podróżą służbową zostaje ujęty w ewidencji księgowej firmy – najczęściej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) lub w systemie księgowym. Nie zawsze jest to data faktycznej podróży czy otrzymania faktury – kluczowe jest spełnienie określonych warunków formalnych.
Podstawa prawna ustalania daty księgowania
Podstawą prawną są:
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) – art. 22 i 23
- Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR
- Interpretacje indywidualne KIS i stanowiska Ministerstwa Finansów
Zgodnie z przepisami, koszt delegacji można ująć dopiero po jego faktycznym poniesieniu i udokumentowaniu.
Najczęstsze przypadki ustalania daty księgowania
- Faktura za hotel otrzymana po delegacji – księgujesz z datą otrzymania faktury, ale koszt dotyczy okresu delegacji.
- Zaliczka na delegację – nie stanowi jeszcze kosztu, dopiero jej rozliczenie jest podstawą do księgowania.
- Bilety, opłaty parkingowe, diety – rozliczane w dniu zakończenia delegacji lub w dacie raportu.
Faktura a raport kasowy – co ma pierwszeństwo?
W praktyce ważniejsze jest, co mówi przepis i dokument źródłowy. Jeżeli:
- delegowany pracownik przedstawia fakturę z datą wcześniejszą niż raport rozliczeniowy, podstawą księgowania jest data dokumentu (faktury),
- ale jeśli rozliczenie następuje później, a nie ma dokumentu – liczy się data raportu wewnętrznego.
Ujęcie kosztu w KPiR – kiedy dokładnie?
Koszt delegacji należy ująć w KPiR w dniu poniesienia wydatku – czyli w dniu wystawienia faktury lub w dniu rozliczenia wewnętrznego, jeśli nie ma faktury. Jednak należy tu pamiętać o zasadzie współmierności kosztów – jeżeli delegacja dotyczy innego okresu (np. przełomu miesięcy), koszt może być przesunięty na okres właściwy.
Kiedy można mówić o kosztach uzyskania przychodu?
Aby wydatek delegacyjny był uznany za koszt uzyskania przychodu, musi:
- być poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodu,
- być należycie udokumentowany,
- nie znajdować się na liście wykluczeń z art. 23 ustawy o PIT.
Diety, noclegi, przejazdy – są uznawane za koszty, ale tylko przy prawidłowym rozliczeniu.
Delegacja a rozliczenia roczne i kwartalne
W przypadku podatników rozliczających się kwartalnie lub rocznie – błędne ustalenie daty księgowania może skutkować:
- przesunięciem kosztów na inny okres,
- nieprawidłową podstawą do obliczenia zaliczki,
- ryzykiem zakwestionowania przez urząd skarbowy.
Zmiany i interpretacje 2024/2025 – co się zmieniło?
W ostatnich miesiącach pojawiły się nowe interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej, które:
- doprecyzowują kwestię rozliczania delegacji zagranicznych,
- wskazują na konieczność spójności daty dokumentu i raportu,
- podkreślają wymóg kompletności dokumentacji przy księgowaniu.
Warto śledzić także aktualizacje programu KSeF, który może wpłynąć na sposób ewidencji dokumentów kosztowych.
Najczęstsze błędy przy księgowaniu delegacji
- księgowanie zaliczki jako kosztu,
- brak dokumentacji podróży (biletów, potwierdzeń noclegu),
- przypisanie kosztu do niewłaściwego miesiąca,
- brak raportu rozliczeniowego pracownika.
Rekomendacje księgowych – jak nie popełniać błędów
- Twórz standardowy formularz rozliczenia delegacji – z datą, miejscem, celem i podpisem.
- Księguj wyłącznie koszty udokumentowane.
- Przechowuj kopie biletów, faktur i potwierdzeń zapłaty.
- Skonsultuj się z księgowym, jeśli data faktury jest inna niż termin podróży.
- Korzystaj z systemów elektronicznych do ewidencji delegacji (np. OCR lub ERP).
Jeśli prowadzisz firmę lub zajmujesz się księgowością – pamiętaj, że poprawna data księgowania delegacji wpływa na cały łańcuch podatkowy. W przypadku kontroli skarbowej liczy się każdy szczegół, dlatego warto zainwestować czas w dobre praktyki.
Masz pytania? Skontaktuj się z doświadczoną księgową lub doradcą podatkowym.
